【超便利】エクセルからGoogleスプレッドシートに今すぐ乗り換える理由5選

こんな悩みはありませんか?

  • Spredsheet(スプレッドシート)とExcelどっちがいいの?
  • SpredhseetがExcelより優れている点は?

私は法人代表として自社の資産管理表やビジネスプランをつくってきました。また、表計算シートの作成代行業も経験あるので、知識は豊富です。

仕事でExcel(エクセル)を使っている人も多いでしょうが、表計算ソフトを自由に選べるのであれば、Google Spredsheet(スプレッドシート)を使うべきでしょう。

この記事では、SpredsheetがExcelよりも優れている点について、ポイントを絞って解説します!

目次

ExcelからSpredsheetに移行するデメリットはない

SpredsheetとExcelはどちらも表計算シフトで、見た目も出来ることも基本的には似ています。

厳密にいえば、90%程度は同じ機能が使えるため、Excelをつかっている方も、ほとんど違和感なく移行することができます。

関数も「SUM」「IF」など、Excelで馴染みのある関数がそのまま使えるのも移行しやすいメリットです。

つまり、ExcelからSpredsheetに移行するデメリットはほぼなく、むしろメリットしかないとみていいでしょう。

SpredsheetがExcelよりも優れている点

しかし、結論からいえばSpredsheetの方が断然便利です。もちろんExcelの方が優れいてる面は多々ありますが、便利さを考えればSpredsheetに軍配があがります。

無料で使える

Spredsheetは、Gmailアドレスさえ持っていれ無料で使えます。さらにGoogleが適宜アップロードしているので、最新版をつかっても無料です。

一方家庭向けのExcelは、月間・年間契約の サブスクリプション 版(Microsoft 365 Personal)と、買い切り版(Office Home & Business 2019 / Office Personal 2019)がありますが、いずれも料金が発生します。

Microsoft 365 Personal サブスクリプション版
Excel / Word / Powerpoint / Outlook / OneNote / Access(Windows限定)/ Publisher(Windows限定)
12,984円/年
Office Home & Business 2019 買い切り版
Excel / Word / Powerpoint / Outlook
38,284円/年
Office Personal 2019 買い切り版
Excel / Word / Powerpoint
32,784円/年
Spredsheet 0円

ほぼ同じ機能を提供しているにも関わらず、無料で常に最新版が使えるSpredsheetが料金では勝っているといえます。

データの復元が簡単にできる

[st-kaiwa2]Spredsheetのデータを誤って消してしまった!!どうしよう!![/st-kaiwa2]

そんな場合も焦る必要がありません。Spredsheetには復元機能があり、その操作も簡単です。

スプレッドシート更新

Spredsheetのツールバーで、 ファイル > 変更履歴 > 変更履歴を表示 と進むと上記のような変更履歴がでます。これはSpredsheetを変更したタイミングで自動的に記録されていくので、誤ってデータを消してしまった場合も、元のデータを復元できます。

画面左上の[この版を復元]ボタンをクリックすることで、すぐに指定の記録を復元できます。

Excelでは、過去のファイルを保存せずに上書きしてしまうと復元できず、前のデータに戻すには手間がかかります。そんな復元を一発でできるのは勝っているといえるでしょう。

最新版のデータ共有が簡単にできる

Excelファイルをメールで送って、修正してもらったら送り返してもらって、それを編集したらまたメールで送って・・・。正直これ大変だし、どれが最新版かわからなくなるんだけどどうしたらいいのでしょうか?

Spredsheetではそんな面倒は起きません。Excelのようにファイルを送るのではなく、Spredsheetはオンライン上の情報を共有するという考え方に近しいです。次のどちらかを行うことでデータが共有できます。

  • 共有相手(ユーザーやグループ)のメールアドレスをSpredsheetに追加する
  • Spredsheetのリンクを共有する

スプレッドシート共有

Excelはインターネットに接続しないで ローカルPC 上で編集することが多いです。そのため、ファイル形式でパソコンに保存され、送り合う手間や最新版がわからなくなる事態が起きます。

Spredsheetはオンライン上で編集するため、常に最新版がオンライン上で見られます。リンクをクリックするだけで最新版の情報が見られるので、最新版ファイルをメールで送ってもらうなんて手間はかかりません。

Spredsheetで共有する際は、個人ごとに「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」と3つの権限を与えられます。情報を共有すべきだけど編集してほしくない方には「閲覧者」や「閲覧者(コメント可)」などの権限を与えておくといいでしょう。

Googleのサービスと連携ができる

お客さんに書いてもらったアンケートを、Excelに打ち直すのは大変ですよね。

しかしSpredsheetでは、Googleの他サービスとの連携が簡単にできます。特にGoogle Form(グーグルフォーム)と掛け合わせるとアンケート結果の集計作業は、一気に楽になります。

Google Formとの連携

Google Formとは、アンケートを簡単に作ることができるGoogleのサービスです。

Googleフォーム

アンケートに回答者がいると、以下のように回答内容がForm上で確認することができます。しかし回答を一覧で確認できなかったり不便です。

Googleフォームアンケート結果

その際、Spredsheetに連携することで、Formで取得したアンケート結果を自動的に集計してくれます。

Spredsheetに連携することで、Formで取得したデータに数式計算をいれられます。例えば、[イベント出欠確認]のアンケートをする場合、参加人数に応じてSpredsheetで会費の計算などが自動で行なえます。

Google Analytics / Google Search Consoleとの連携

Google Analytics(グーグル アナリティクス)やGoogle Search Console(グーグルサーチコンソール)などの分析ツールと、Spredsheetを連携させることができます。連携するためには[アドオン]というSpredsheetの機能を拡張しなければ使えません。

Google Analyticsアプリ

Google AnalyticsやGoogle Search Consoleは、Webサイトのアクセスを解析するサービスです。

フリーランスの場合、売上を伸ばすためにWebサイトの活用がほぼ必須といえ、Webサイトをうまく活用できているかどうかを計測する上で、アクセス解析が非常に重要といえます。

その際に使うのがGoogle AnalyticsとGoogle Search Consoleであり、Spredsheetと連携することでアクセス解析データを整理することができます。

他のシートからデータを参照できる

Spredsheetは他のシートからデータを簡単に参照できます。

ひとつのシートに情報をまとめると、情報が散乱したり容量が重くなってしまうことがあります。

また複数人でシートを操作する場合、シート全体を共有したくないけれど、特定のセルだけ参照したいことがあると思います。

そんな時は「IMPORTRANGE」関数を使うことで、他のシートでも簡単にセルを参照することができます。

使い方は、他の記事で詳しく解説していきます。

結論

SpredsheetはExcelと比較して、非常に使い勝手のいい表計算ツールです。

特に、複数人でプロジェクトを進めたり、アンケートの回答を自動的に整理したい場合などにとてもおすすめです。

ビジネスで表計算ツールを使いたい場合はSpredsheet一択と考えてもいいかもしれません。

Excelに使い慣れている方が多いかもしれませんが、この機会に乗り換えてみては如何でしょうか?

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